Kontrol af EAN i LetBetaling

Vi har set flere eksempler på, at LetBetaling automatisk bogfører fakturaer på områder, som ikke er tilsluttet LetBetaling:

Eksempel 1

En leverandør sender en faktura til Afdeling A, selvom fakturaen vedrører Afdeling B. Efterfølgende videresender Afdeling A fakturaen til Afdeling B, som bogfører den på egen kostbærer. Det medfører risiko for, at LetBetaling fejlagtigt påfører Afdeling B’s kostbærere på Afdeling A’s fremtidige fakturaer fra samme leverandør.

Eksempel 2

Afdeling A har tidligere handlet med en leverandør. Efterfølgende sender leverandøren fejlagtigt en faktura vedrørende Afdeling B til Afdeling A’s EAN-nummer. Da leverandøren er kendt på Afdeling A’s EAN-nummer, bogfører LetBetaling fejlagtigt fakturaen på Afdeling A’s kostbærere. Hvis vi efterfølgende omposterer fakturaen til Afdeling B, vil LetBetaling lære, at fremtidige fakturaer sendt til Afdeling A skal bogføres på Afdeling B’s kostbærere.

Eksempel 3

Vi har set flere eksempler på, at LetBetaling har vægtet andre kendetegn højere end kombinationen af kreditor og EAN-nummer. Fx købers/sælgers ordrenummer eller varelinjeteksten. På denne baggrund er der påført kostbærere, som ikke tidligere har været anvendt i kombinationen af kreditor og EAN-nummer.

Vi er klar over, at det kan løse enkelte af fejlkonteringerne, hvis vi afviser fakturaen hos kreditor (eller anmoder om kreditnota) og får ny faktura med korrekt EAN-nummer tilsendt. I praksis er det dog ikke altid det, der sker. Blandt andet fordi det kan være svært at få kreditor til at fremsende kreditnota og ny faktura. Vi foreslår derfor at indbygge en ekstra kontrol, som eventuelt kan være valgfri på kommuneniveau. Kontrollen skal sikre, at LetBetaling kun kan bogføre på en kostbærer, hvis EAN-nummeret, der kan udledes via kostbærer > profitcenter > organisationsenhed, stemmer overens med det EAN-nummer, der har modtaget fakturaen. Hvis de to EAN-numre ikke stemmer overens, eller hvis der ikke kan udledes et EAN-nummer af kostbæreren, må LetBetaling kun foreslå kostbæreren, men undlade bogføring og sende fakturaen til manuel godkendelse.